System e-Doręczeń to elektroniczny system doręczeń, który ma być odpowiednikiem tradycyjnych listów poleconych. Polega on na nadawaniu i odbieraniu wszystkich pism urzędowych i decyzji w formie elektronicznej. Zapewnia to o wiele bezpieczniejszą i szybszą komunikację między obywatelami, przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi.
Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek posiadania adresu e-Doręczeń objął jednostki administracji publicznej, jednostki edukacyjne, podmioty zaufania publicznego. Teraz przyszedł czas na przedsiębiorców.
Mija czas na założenie adresu do e-Doręczeń
Od 1 kwietnia 2025 roku wszystkie firmy zarejestrowane w KRS lub CEiDG mają obowiązek korzystać z e-Doręczeń. Jednocześnie oznacza to, że tego dnia mija termin na założenie adresu do korespondencji w formie elektronicznej. Mimo to duża część przedsiębiorców nie posiada jeszcze takiego adresu.
Według portalu Business Insider na 27 marca 2025 roku adres do e-Doręczeń posiadało ponad 233 tys. przedsiębiorców wpisanych do CEiDG oraz ponad 83 tys. przedsiębiorców wpisanych do KRS.
Co grozi za brak adresu do e-Doręczeń? Przedsiębiorcy nie muszą się obawiać o nałożenie kar za niekorzystanie z usługi. Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie posiada zapisów pozwalających na nałożenie sankcji.
Za niekorzystanie z e-Doręczeń nic nie grozi przedsiębiorcom. Należy jednak pamiętać, że brak adresu i skrzynki do systemu będą skutkować tradycyjnym kontaktem z urzędami. Oznacza to, że korespondencja nadal będzie przesyłana w formie papierowej za potwierdzeniem odbioru.
Jak złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń?
Wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń należy złożyć na stronie biznes.gov.pl. Tam konieczne będzie załogowanie się do Konta Przedsiębiorcy. Do złożenia wniosku potrzebne będą dokumenty takie jak: numer KRS firmy, adres do korespondencji firmowej, imię i nazwisko administratora skrzynki, adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski).
W przypadku, gdy wniosek składany jest przez osobę, która nie posiada pełnomocnictwa do reprezentowania firmy, które wynika wprost z zapisów KRS, potrzebne będą również:
-
pełnomocnictwo elektronicznie podpisane przez przedsiębiorcę (lub kopia pełnomocnictwa potwierdzona elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza lub pełnomocnika przedsiębiorcy)
-
dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa.
Na koniec wniosek podpisywany jest z użyciem podpisu osobistego, podpisu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Konieczne może być złożenie podpisów przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnika.
Następnie wniosek przechodzi weryfikację, a na podany przez wnioskodawcę adres e-mail przychodzi informacja o założeniu adresu i skrzynki do e-Doręczeń. Przedsiębiorca musi samodzielnie aktywować swój adres i dopiero po tym zostaje on wpisany do bazy adresów elektronicznych.
