Zaległy urlop za 2025. Do kiedy trzeba go wykorzystać? To mówią przepisy

Zaległy urlop 2025. Do kiedy trzeba go wykorzystać?

W wielu zakładach pracy początek roku oznacza ten sam problem: w ewidencji widnieją dni urlopu z poprzednich 12 miesięcy, a równolegle nalicza się nowy limit. To zderzenie interesów, bo pracownicy chcą planować wypoczynek według potrzeb prywatnych, a pracodawcy muszą zamknąć zaległości w ramach sztywnych terminów ustawowych.

Podstawowa reguła wynika z art. 161 Kodeksu pracy, który nakazuje udzielać urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeżeli jednak urlop za 2025 nie został wykorzystany do 31 grudnia 2025 roku, staje się urlopem zaległym i podlega reżimowi z art. 168 k.p., który zobowiązuje pracodawcę do udzielenia go najpóźniej do 30 września następnego roku.

Urlop za poprzedni rok. Co mówią przepisy?

Najwięcej wątpliwości budzi prawidłowe stosowanie tego terminu. Nie chodzi bowiem o to, żeby cały urlop skończył się do tej daty, ale żeby najpóźniej 30 września pracownik faktycznie rozpoczął zaległy wypoczynek. Taką wykładnię przyjął Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 30 sierpnia 2012 r., wskazując, że termin z art. 168 k.p. jest dotrzymany, jeśli pierwszy dzień urlopu przypada nie później niż 30 września.

Zdarzają się sytuacje, w których wrześniowy termin nie może zostać dotrzymany z przyczyn niezależnych od pracownika i pracodawcy, na przykład z powodu długotrwałej choroby, urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego albo innej usprawiedliwionej nieobecności.

W takiej sytuacji urlop nie przepada, lecz jego wykorzystanie przesuwa się na moment faktycznego powrotu pracownika. Nie trzeba wtedy czekać na kolejny wrześniowy termin, bo zaległe dni wolne powinny zostać wykorzystane niezwłocznie po ustaniu przeszkody.

Do udzielenia zaległego urlopu nie jest konieczny formalny wniosek pracownika, ponieważ obowiązek ten spoczywa na pracodawcy, który może wyznaczyć termin jednostronnie. Brak wniosku nie zwalnia go z odpowiedzialności. Jeżeli mimo tego wolne nie zostanie udzielone w terminie wynikającym z art. 168 k.p., dochodzi do wykroczenia przeciwko prawom pracownika, zagrożonego grzywną od 1000 do 30 000 zł.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Kiedy przysługuje?

Wielu pracowników zakłada, że za niewykorzystany urlop przysługują im pieniądze, jednak przepisy traktują to jako wyjątek, a nie zasadę. Podstawowym sposobem realizacji prawa do urlopu jest jego wykorzystanie w dniach wolnych. Ekwiwalent pieniężny pojawia się dopiero wtedy, gdy udzielenie wolnego nie jest już możliwe z powodu zakończenia stosunku pracy.

W praktyce dotyczy to sytuacji takich jak upływ czasu, na jaki zawarto umowę, rozwiązanie jej za wypowiedzeniem, rozwiązanie bez wypowiedzenia albo wygaśnięcie z mocy prawa (art. 171 § 1 Kodeksu pracy).

Wraz z ostatnim dniem zatrudnienia zamykana jest ewidencja urlopowa i niewykorzystane dni przeliczane są na świadczenie pieniężne. Taki model wyklucza traktowanie ekwiwalentu jako stałego elementu wynagrodzenia.

Kodeks nie dopuszcza zamiany urlopu na pieniądze w trakcie trwania zatrudnienia, ponieważ urlop ma pełnić funkcję ochronną dla zdrowia i zdolności do pracy. Jedyny wyjątek przewiduje art. 171 § 3 k.p., który pozwala nie wypłacać ekwiwalentu, jeżeli strony uzgodnią, że niewykorzystany urlop zostanie udzielony w kolejnym zatrudnieniu u tego samego pracodawcy. Warunkiem jest zawarcie nowej umowy bezpośrednio po rozwiązaniu albo wygaśnięciu poprzedniej.