Ekwiwalent za urlop 2026: Kiedy przysługuje? Wielu nie zna tych zasad

Prawo do urlopu wypoczynkowego należy do podstawowych uprawnień pracowniczych. Wynika to z art. 152 Kodeksu pracy, który gwarantuje każdemu pracownikowi coroczny, płatny i nieprzerwany urlop, a jednocześnie wyraźnie wskazuje, że nie można się go zrzec. Z tego powodu pracodawca nie może po prostu wypłacić dodatkowych pieniędzy w zamian za niewykorzystane dni wolne, nawet jeśli takie rozwiązanie byłoby wygodne dla obu stron.

Wyjątek przewiduje art. 171§1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie wtedy, gdy urlop nie został wykorzystany przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.

Dla prawa do ekwiwalentu nie ma znaczenia sposób zakończenia zatrudnienia. Świadczenie może zostać wypłacone zarówno po rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron, po wypowiedzeniu złożonym przez pracownika lub pracodawcę, jak i po upływie okresu, na jaki zawarto umowę terminową.

Pracodawca ma obowiązek rozliczyć wszystkie niewykorzystane dni urlopu, które przysługują pracownikowi na dzień ustania zatrudnienia, w tym również urlop zaległy z poprzednich lat.

Od 27 stycznia 2026 roku obowiązują także nowe przepisy dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu: świadczenie powinno zostać wypłacone razem z wynagrodzeniem, a w określonych przypadkach nie później niż w ciągu 10 dni od zakończenia stosunku pracy. Prawo pozwala na przeniesienie niewykorzystanego urlopu na kolejną umowę zawartą bezpośrednio po poprzedniej z tym samym pracodawcą. Warunkiem jest jednak zgoda obu stron. Jeżeli takiego porozumienia nie ma, pracodawca musi rozliczyć urlop finansowo.

Zaległy urlop najczęściej jest skutkiem długotrwałej choroby, korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, nieobecności usprawiedliwionych lub przesunięcia terminu wypoczynku z przyczyn organizacyjnych po stronie pracodawcy.

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy urlop powinien zostać udzielony w roku, za który przysługuje, jednak przepisy dopuszczają jego przeniesienie na kolejny rok. Art. 168 Kodeksu pracy wskazuje jednocześnie graniczny termin wykorzystania takiego urlopu, którym jest 30 września następnego roku kalendarzowego.

Zgodnie z tymi zasadami niewykorzystany urlop za 2025 rok powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 roku. Co istotne, zaległe dni wypoczynku muszą być wykorzystywane przed urlopem bieżącym, aby nie dochodziło do narastania niewykorzystanych dni wolnych przez kolejne lata. Orzecznictwo Sądu Najwyższego (sygn. akt I PK 124/05) potwierdza również, że pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop nawet wtedy, gdy ten nie wyraża zgody na zaproponowany termin.

Warto też pamiętać, że prawo do urlopu nie przepada automatycznie po 30 września i nie może zostać dowolnie zamienione na dodatkowe wynagrodzenie. Dopóki trwa stosunek pracy, podstawową formą realizacji tego prawa pozostaje udzielenie dni wolnych. Roszczenia związane z urlopem wypoczynkowym przedawniają się co do zasady dopiero po trzech latach, przy czym termin ten liczony jest od momentu, w którym urlop powinien zostać wykorzystany.

Z tego powodu zarówno pracownik, jak i pracodawca, powinni na bieżąco kontrolować przysługujące dni wolne, aby uniknąć problemów z ich rozliczeniem w przyszłości.