KSeF a małe firmy. Ekspert ostrzega mikroprzedsiębiorców – Biznes Wprost

Od kwietnia 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów przewidziało jednak wyjątek dla najmniejszych działalności – firmy, których sprzedaż roczna nie przekroczy 10 tys. zł, będą mogły do końca 2026 r. nadal wystawiać faktury poza systemem.

Rozwiązanie to ma złagodzić skutki wdrożenia KSeF i ułatwić najmniejszym podmiotom dostosowanie się do nowych wymogów. Dzięki temu mikroprzedsiębiorcy zyskają dodatkowy czas na przygotowanie się do pełnej cyfryzacji rozliczeń. Tymczasem, jak zauważa ekspert, ów dodatkowy czas dla MŚP to nie do końca „wakacje” od KSeF.

– Na pierwszy rzut oka wygląda to na spore ułatwienie. W praktyce jednak oznacza to tylko połowę zwolnienia. Dlaczego? Bo choć najmniejsi przedsiębiorcy zostali czasowo zwolnieni z obowiązku wystawiania e-faktur, to już od 1 lutego 2026 roku będą zobowiązani do odbierania faktur za pomocą KSeF. Innymi słowy – nie będą musieli wystawiać, ale już odbierać jak najbardziej tak. To właśnie ten rozdźwięk może być największym zaskoczeniem dla drobnych biznesów – zauważa w rozmowie z „Wprost” Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.

KSeF kontra mikroprzedsiębiorcy – zwolnienie tylko pozorne

Wyjątek dla najmniejszych firm, których przychody nie przekraczają 10 tys. zł rocznie, miał być ukłonem ustawodawcy w stronę drobnych usługodawców. Jednak w praktyce ulga może okazać się połowiczna.

– Wyobraźmy sobie fryzjera, kosmetyczkę czy drobnego usługodawcę, którego przychody nie przekraczają wspomnianego progu. Sam nie będzie musiał dokumentować swojej sprzedaży w systemie, ale każda faktura od dostawcy, np. za paliwo czy media, trafi do KSeF. A to oznacza, że bez znajomości systemu i nadania odpowiednich uprawnień nie odbierze dokumentów potrzebnych do rozliczeń – mówi Juszczyk.

Jak zauważa ekspert, zwolnienie z wystawiania faktur w KSeF nie oznacza pełnej wolności od systemu.

– W praktyce to jedynie połowiczne odciążenie. Fakt, że nie trzeba będzie wystawiać faktur w KSeF, nie oznacza, że nie trzeba będzie się w tym systemie odnaleźć. Bo faktury od kontrahentów trzeba będzie już odbierać. To oznacza, że data 1 lutego 2026 r. to data obowiązująca każdego przedsiębiorcę – dodaje.

Ekspert: „Nie wysyłasz, ale odbierać musisz”

Według specjalistów sytuację najlepiej obrazuje porównanie do tradycyjnej korespondencji

– To trochę jak sytuacja, w której możemy nie wysyłać listów, ale musimy odbierać korespondencję z poczty. Bez logowania do systemu i znajomości jego obsługi najzwyczajniej w świecie nie zobaczymy faktury, a to może rodzić problemy księgowe i podatkowe – stwierdza Piotr Juszczyk.

Dlatego, jego zdaniem, nawet najmniejsi przedsiębiorcy powinni już dziś przygotować się na zmiany.

– Mali przedsiębiorcy nie mają co czekać i odkładać obowiązku na kwiecień czy grudzień 2026. Już od lutego muszą być gotowi na KSeF. To, że sami nie będą wystawiać faktur, nie oznacza, że KSeF pozostanie obojętny – podsumowuje ekspert.