Lepiej ich nie wyrzucaj. Są dokumenty, które trzeba przechowywać całe życie

Niektóre osoby mają tendencję do trzymania każdego dokumentu, nawet takiego, który nie jest już potrzebny. Inni z kolei są bardziej skłonni do wyrzucania wszystkiego, co zalega w szufladach. Zanim jednak przystąpimy do masowego czyszczenia naszych szuflad, warto zastanowić się, które dokumenty mogą nam się przydać w przyszłości, a których rzeczywiście możemy się pozbyć bez obaw.

Niektóre z nich są niezbędne do załatwienia formalności, potwierdzenia stażu pracy, składania reklamacji czy rozliczeń podatkowych. Podpowiadamy, jak dokonać prawidłowej selekcji, aby niczego potem nie żałować.

Niektóre dokumenty mają charakter trwały i nigdy nie powinniśmy pozbywać się ich z naszego domowego archiwum. Są to dokumenty osobiste i formalne, które mogą być potrzebne nawet wiele lat po ich wydaniu. Potwierdzają lata edukacji, stopień wykształcenia oraz staż pracy i doświadczenie zawodowe. Chociaż dzisiaj w większości są wydawane albo przynajmniej duplikowane elektronicznie, dawniej wersja papierowa była jedyną dostępną. Zalicza się do nich:

• świadectwa szkolne i dyplomy – te dokumenty mogą być potrzebne do przyszłych rekrutacji czy udowodnienia zdobytego wykształcenia
• akty urodzenia i małżeństwa – dokumenty potwierdzające stan cywilny, tożsamość oraz różnego rodzaju prawa
• umowy o pracę oraz świadectwa pracy – są dowodem na historię zatrudnienia i mogą być potrzebne przy ubieganiu się o emeryturę lub inne świadczenia
• polisy ubezpieczeniowe – w szczególności te, które dotyczą długoterminowych ubezpieczeń, takich jak na życie czy zdrowotnych
• dokumentacja medyczna – przydatna w przypadku dalszego leczenia, diagnostyki lub ubiegania się o ubezpieczenie
• umowy kredytowe oraz dowody spłaty rat – szczególnie istotne w przypadku kredytów hipotecznych lub długoterminowych zobowiązań finansowych
• dokumenty dotyczące własności nieruchomości – jak akty własności czy umowy dotyczące przydziału mieszkania

Rachunki domowe to jeden z najczęściej spotykanych rodzajów dokumentów, które zbieramy przez lata. Mogą one dotyczyć opłat za media, czynsz, prąd, gaz, telefon, internet i inne usługi. Zazwyczaj trzymamy je „na wszelki wypadek”, ale czy faktycznie wszystkie są potrzebne?

Rachunki związane z opłatami za media powinny być przechowywane przez trzy lata. Wynika to z przepisów o przedawnieniu roszczeń finansowych, które dają usługodawcom czas na ewentualne dochodzenie należności. Ważne jest jednak, by liczyć ten okres od momentu dokonania opłaty, a nie od daty wystawienia rachunku.

Jeśli chodzi o dokumenty podatkowe, takie jak zeznania podatkowe, PIT-y czy faktury związane z działalnością gospodarczą, obowiązują inne zasady. Te dokumenty należy przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ta zasada jest istotna w kontekście ewentualnych kontroli podatkowych.

W przypadku dokumentów składanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych okres ich przechowywania zależy od daty ich złożenia. Dokumenty złożone po 1 stycznia 2012 roku należy przechowywać przez pięć lat, natomiast te sprzed tej daty – przez 10 lat. Ważne jest, aby te dokumenty przechowywać szczególnie starannie, gdyż mogą one być kluczowe w przypadku ubiegania się o świadczenia emerytalne czy rentowe.

Dla efektywnego zarządzania dokumentacją istotna jest jej prawidłowa organizacja. Przechowywanie dokumentów w jednym, dobrze zorganizowanym miejscu, takim jak segregator czy specjalna szuflada, pomoże utrzymać porządek i zapewni łatwy dostęp do nich, gdy będą potrzebne. Co więcej, unikaj miejsc, w których papier mógłby zawilgnąć albo ulec uszkodzeniu mechanicznemu w inny sposób. Wsunięcie kartek do specjalnych foliowych koszulek powinno pomóc w ochronie przed wysychaniem/płowieniem tuszu.

Poza tym dobrą praktyką jest segregowanie dokumentów według ich rodzaju i terminu ważności. Można np. podzielić dokumenty na kategorie takie jak:

• dokumenty osobiste – akty urodzenia, umowy o pracę, świadectwa
• rachunki i faktury – opłaty za media, telefon, internet
• dokumenty medyczne – wyniki badań, recepty, dokumentacja medyczna
• dokumenty finansowe – umowy kredytowe, dowody spłaty rat

Jeżeli minął zalecany czas przechowywania dokumentów, a my jesteśmy pewni, że nie będą nam one już potrzebne, warto je zniszczyć. Ważne jest jednak, by zrobić to w sposób bezpieczny, zwłaszcza w przypadku dokumentów zawierających dane osobowe, takie jak numery PESEL, adresy czy inne informacje, które mogą zostać wykorzystane w sposób nieuprawniony. 

Najlepszym rozwiązaniem jest użycie niszczarki, która skutecznie uniemożliwia odtworzenie dokumentów albo spalenie dokumentów.