Moduł Obsługi Spraw nie działa prawidłowo. Nowy system dopiero ruszył

Zmiany w ustawie zaproponowanej w zeszłym roku pozwoliły na wprowadzenie nowego systemu składania wniosków o legalizację pobytu dla cudzoziemców. Digitalizacja całego procesu miała ułatwić i przyspieszyć proces.

Z dwumiesięcznym opóźnieniem 27 kwietnia uruchomiony został MOS (Moduł Obsługi Spraw) dostępny przez przeglądarkę internetową. Po założeniu konta i zalogowania przez profil zaufany cudzoziemiec może złożyć wniosek o legalizację pobytu w Polsce. Do tej pory zgłoszono już ponad 5,6 tys. wniosków.

Jak donosi „Dziennik Gazeta Prawna”, wraz z wnioskami do Urzędu do Spraw Cudzoziemców spływają kolejne uwagi o wadach systemu, które utrudniają legalizację pobytu cudzoziemców. Uwagi spływają zarówno od cudzoziemców, jak i pracodawców chcących ich zatrudnić.

Obcokrajowiec, aby złożyć wniosek za pomocą systemu MOS, musi zalogować się na swoje konto, wypełnić wniosek, podpisać go za pomocą profilu zaufanego i dołączyć wymagane załączniki.

Jednym z nich jest załącznik podpisany przez pracodawcę, jeśli stara się o legalny pobyt z możliwością pracy zarobkowej. Jak donosi Katarzyna Siwak, zastępca rzecznika prasowego UDSC w rozmowie z „DGP”, wspomniany załącznik nr 1 jest źródłem większości problemów zgłaszanych przez pracodawców.

Cudzoziemcy mogą napotkać problemy po wysłaniu załącznika nr 1, który ma być podpisany przez pracodawcę. Po tym etapie nie mogą już wprowadzać zmian w swoim wniosku. Każda poprawka wymusza wypełnienie nowego wniosku i ponowne wysłanie załącznika do pracodawcy.

Istnieje możliwość podpisania załącznika nr 1 przez cudzoziemca, o ile dostanie od pracodawcy odpowiednie upoważnienie. Tej informacji jednak nie znajdzie się w instrukcji wypełnienia i złożenia wniosku.

Wiele osób podpisując załącznik nr 1 za pracodawcę, może o tym nie wiedzieć. Brak pełnomocnictwa powoduje błąd formalny, o którym cudzoziemiec jest informowany tradycyjną drogą pocztową wraz z wezwaniem do uzupełniania dokumentacji.

Samo wgranie upoważnienia do podpisania załącznika również nie jest łatwą sprawą. Nie ma bowiem możliwości przesłania upoważnienia podczas wypełniania wniosku. Taki dokument wystawiony przez pracodawcę należy wgrać do systemu wcześniej.

Użytkownicy systemu MOS napotykają także problemy podczas samego wypełniania załącznika nr 1. System wymaga wskazania jednego konkretnego adresu pracy, co nie jest dostosowane do obecnych realiów rynku, ponieważ nie uwzględnia pracy zdalnej, hybrydowej czy w przypadku kierowców – mobilnej. Obecnie cudzoziemcy muszą wpisywać takie informacje ręcznie w polu opisu obowiązków.

Problemem jest także precyzyjne wskazanie zajmowanego przez cudzoziemca stanowiska, co ograniczone jest koniecznością wpisania kodu zawodu i nazwy w jednym polu oraz wyboru stanowiska tylko z możliwych opcji dostępnych w systemie.

Ponadto pracodawcy muszą wybrać kod PKD wykonywanej działalności według klasyfikacji z 2025 roku, choć do końca 2026 roku można jeszcze posługiwać się klasyfikacją z 2007 r. – co wiele firm właśnie robi.

Kiedy osoba wypełniająca wniosek wyśle załącznik nr 1 do pracodawcy, otrzymuje on zanonimizowanego maila przypominającego spam z linkiem kierującym do kreatora, w którym może on uzupełnić załącznik i podpisać.

Niestety brak danych utrudnia rozpoznanie pracownika i wypełnienie dokumentów, Wstępna anonimizacja nie chroni jednak danych cudzoziemca, ponieważ same linki nie są odpowiednio zabezpieczone.

Wypełnienie i podpisanie załącznika nr 1 musi odbyć się na jednej sesji. Nie ma możliwości zapisania dokumentu jako wersji roboczej. Takie rozwiązanie również jest wskazywane przez przedsiębiorców jako problem utrudniający cały proces składania wniosku.

Urząd Do Spraw Cudzoziemców stara się na bieżąco odpowiadać na pytania dotyczące wypełniania wniosków poprzez dodawanie odpowiednich odpowiedzi do listy FAQ. Obecnie obejmuje już 54 pozycje. Przedsiębiorcy jednak domagają się zmian w systemie, ponieważ obecne rozwiązania tylko utrudniają proces legalizacji pobytu w Polsce ich pracowników.