TOP 6 prostych programów do wystawiania faktur i KSeF na 2026 rok – Biznes Wprost

System jest bezpłatny w wersji testowej 90 dni, co oznacza, że masz wystarczająco długi czas, by zweryfikować, jak wygląda zarządzanie dokumentami finansowymi twojej firmy (trzy miesięczne cykle!). Co ciekawe, cena aplikacji nie jest uzależniona od ilości ani wystawianych faktur ani kosztowych, co w przypadku masowych usług i masowej sprzedaży ma ogromne znaczenie. Cena? 29 zł miesięcznie.

2. In fakt – program do faktur z intuicyjnym interfejsem

Firma znana z reklam telewizyjnych i radiowych. Założona jako polski startup, dziś należąca do Norwegów. Infakt ma aplikację niezwykle intuicyjną. I choć tworzoną dawno temu, to widać, że koncepcja maksymalnie 4 tapnięć też była tu brana pod uwagę.

Infakt jest przyjazny od samego początku. Już na etapie podawania hasła, przy zakładaniu konta pokazuje nam jaką moc ma nasz „password”. To budzi zaufanie, czujemy się tak, jak byśmy tworzyli konto w banku. Widać od początku, że kwestie bezpieczeństwa dla Infaktu mają znaczenie – jeśli chcemy, aby nasze hasło zostało zapamiętane, dostajemy komunikat, że przeglądarka zostanie zapamiętana jedynie na 14 dni. Cenimy takie podejście. Co więcej, aplikacja, nie daje też możliwości robienia zrzutów ekranu.

Co spodobało nam się w usability? Brak jakichkolwiek pytań co jest czym, po pierwszym przeklikaniu się przez aplikację. Menu jest świetnie uporządkowane nie tylko na kategorie, ale również grupy kategorii. Fonty i pola przeznaczone na tapnięcia duże. Ikony nie są ozdobnikiem, ale informacją dodaną. Aplikacja płynna, nie zawiesza się. Duży przycisk dodawania nowych faktur w ekranie startowym bardzo ładnie zaprojektowany, dodatkowo z opcją „zobaczenia wszystkich faktur”. Dzięki temu, mimo, że jest dość duży, nie daje wrażenia, że projektant w tym widoku stracił zbyt dużo miejsca na jedno działanie użytkownika.

Jest też z poziomu aplikacji mobilnej możliwość dodania tokenu, aby połączyć system z Krajowym Systemem eFaktur. Dobre.

Z drobnych rzeczy co nam „zagrało”? Przycisk „cofnij” widoczny z każdego poziomu. Świetnie, że przy dodawaniu klientów po wyszukiwaniu NIP, sam sprawdza, czy dany klient jest już w bazie. Co więcej, system nie daje możliwości dodawania NIP-u, najpierw sprawdza w bazie („Wyszukaj”), a gdy go nie ma, otwiera nam pola do wpisania danych nowego klienta. Fajne! Rozwiązanie takie blokuje nam dodawanie po wielokroć tych samych klientów już na samym początku całej operacji.

Gdy wychodzimy z danej akcji, system wymusza potwierdzenie, że chcemy przerwać jej realizację – to pomocne rozwiązanie, bo porządkuje „przeklikiwanie się” przez aplikację. Sprytnie rozwiązana została też duża ilość pól przy dodawaniu produktów – „pokaż więcej pól” odklikujemy, gdy oprócz nazwy produktu, ilości, stawki VAT i ceny chcemy dodać coś więcej. W ten sposób unikamy przerażającego widoku dużej liczby pół do uzupełnienia, gdy faktycznie wcale robić tego nie chcemy czy też nie musimy.

Co więcej? Gdy wychodzimy z danej akcji nie mamy opcji „zapisz”. Wow! Nie ma buttona „zapisz”, a jedynie ptaszek w górnym menu „v”. Wpadamy w konsternację? Nic z tych rzeczy. Jeśli wychodzimy „ixem” system informuje nas, że zmiany nie zostaną zapisane. Odbiorca ma więc do wyboru tylko tę drugą opcję, czyli „ptaszek”. Dobre rozwiązanie, bo dzięki temu opcja zapisz/wyjdź została umieszczona na górze ekranów. Co to daje? Wchodząc w dany widok od razu wiemy co zrobić, a ponadto wpisując różne dane w formularz np. przy dodawaniu produktu czy klienta, system wymusza na nas podjechanie jeszcze do góry niejako po to, by przelecieć wzrokiem, czy wszystko dobrze wprowadziliśmy.

W fakturach, po połączeniu z naszym kontem bankowym widzimy faktury opłacone i nieopłacone – też jest to rozwiązanie bardzo użyteczne.

Co trochę nas zirytowało? Mocno promowane usługi dodatkowe – opcja 100 zł za polecenie księgowego to obok przycisku tzw. hamburgera (menu) najważniejszy element górnej części ekranu. Informacje, aby wybrać sobie księgowego pojawiają się pod nieaktywnymi przyciskami. Szare elementy menu mogłyby zawierać podpowiedzi czemu są szare (domyślamy się tego dopiero po tapnięciu w dane pola). Nie lubimy też w aplikacjach mobilnych przewijania pasków z buttonami do kliknięcia, a tu niestety zdarzają się takie (ciężko się w nie trafia palcem, zwłaszcza, gdy są wąskie).

Minimalne niedociągnięcia w UX writingu – w apce wymiennie pojawiają się pojęcia „kontrahenci” i „klienci”. Pole wyszukaj produkt zawiera literówkę.

Infakt nastawia się na „dosprzedaż” usług księgowych – od wersji light, gdzie otrzymujemy jedynie pomoc księgowej po wersję pełną, gdy księgowość bierze odpowiedzialność za nasze finanse. Na pewno stały dostęp do księgowości już w standardowym pakiecie (za 29,9 zł) jest dużą przewagą Infaktu.

Cena? Od 4,99 zł, zaś 29,99 zł z funkcjami rozczytywania kosztów, pomocą mailową księgowej i wyliczeniem podatków i kosztów. Od 189 zł zapłacimy za pełną księgowość połączoną z aplikacją.

W Google Play InFakt ma 2,38 tys. opinii i ocenę na poziomie 4,8 gwiazdek. W App Store – 4,8 gwiazdki i 8,1 tys. opinii.

3. Fakturownia – aplikacja do faktur z przemyślaną architekturą informacji

Prosty, przejrzysty, nieprzeładowany interfejs. Widać tu raczej tradycyjne ujęcie do projektowania aplikacji, ale trzeba przyznać, że wszystko jest w nim czytelne. Docenić należy „dolne menu” i wstawienie „pod palec” dodawania wydatków i przycisku „zdjęcie/skan wydatku”, i to już z poziomu pierwszego ekranu po otwarciu apki. Mądre rozwiązanie, bo wydatki dodajemy dość często.

Trochę przeraża bardzo długi formularz wprowadzania faktury – takie podejście już „na wstępie” daje do myślenia na zasadzie: może lepiej nie rób tego w kawiarni przy omlecie, ale jak usiądziesz na spokojnie przez laptopem. Zresztą desktopowa aplikacja SaaS faktycznie daje sporo możliwości, i przy większej firmie, warto ten element w fakturownia.pl docenić.

Teraz czas na ekran startowy aplikacji mobilnej. O ile wszystko, co najistotniejsze się w nim znajduje, to pojawia się pytanie, czy nie warto byłoby miejsca, które tu się pojawiło, wykorzystać na jakąś inną „wartość dodaną” względem dolnego menu. Bo zarówno z poziomu ekranu startowego, jak i w przypadku dolnego menu mamy tu dodawanie, i faktur, i wydatków (a zatem akcje powtarzają się z poziomu tego samego widoku, co na początku użytkowania budzi konsternację).

Warto zauważyć dobrze zaprojektowaną opcję dodawania produktów firmy, gdy dodajemy fakturę – łatwe jest ich wybieranie w polu „szukaj” (mamy duże pola do wpisywania i możliwość szybkiego wybrania z produktów wcześniej dodanych).

Jeśli chodzi o menu, to fonty są małe, przez co pola do tapnięć dla większych palców mogą nie być idealne. Ale też nie ma co przesadzać, są zgodne z powszechnym standardem. Menu jest proste i bardzo przemyślane pod kątem kolejności sekcji (w pierwszej kolejności przychody i wydatki, a następnie produkty i klienci) – chyba najlepsze podejście z tych co widzieliśmy. Dlaczego? Bo właśnie na tych kategoriach zmiennych zwykle operujemy jako przedsiębiorcy. Przychody i wydatki decydują o tym jaką fakturę wprowadzamy, a produkty i klienci to kategorie, które mogą mieć swoje stałe bazy danych, z których zaciągamy „na bieżąco” dane. Uzupełniamy je stale. Dobre!

Fakturownia chwali się, że stosuje najwyższej klasy zabezpieczenia używane w bankach i innych instytucjach finansowych – szyfrowanie za pomocą protokołu SSL.

Trzeba też przyznać, że aplikacja działa bez zarzutu i ma przemyślaną architekturę. Dobrze, że system informuje jakie funkcjonalności nie są dostępne z poziomu aplikacji.

Fakturownię wyróżnia to, że daje nam wyczerpujące raporty dotyczące między innymi: dziennej lub miesięcznej ilości lub sumy sprzedaży, klientów i produktów, a także raportów kasowych. Jednym kliknięciem możemy je generować i wydrukować raport sprzedaży z poprzedniego roku, miesiąca, porównać dane i zaplanować cele na przyszłość.

Spójrzmy jeszcze na liczbę gwiazdek i opinie w sklepie z aplikacjami. W Google Play ma 1,35 tys. opinii i ocenę na poziomie 4,7 gwiazdek.

Cena? Do 3 faktur na zawsze za darmo. Fajnie! Ale najpopularniejszy to program standard za 22,77 zł – zawiera już import danych z banku i automatyczny odczyt metodą OCR (rozpoznawanie tekstu z plików i zdjęć) pięciu faktur kosztowych. Jeśli jednak chcemy mieć automatyczne pobieranych danych o płatnościach z konta bankowego musimy zapłacić już 39,99 zł miesięcznie.

4. Ifirma – program do faktur z dodatkowymi funkcjami

Ifirma to program, który jest czymś więcej niż programem do zarządzania finansami. Oferuje szereg usług dodatkowych, które czynią z niego wielofunkcyjne narzędzie pomocne w zarządzaniu różnymi aspektami biznesu. Są to takie funkcje, jak na przykład: baza CRM, która pozwoli stworzyć rejestr kontrahentów, pracowników itp. czy planowanie projektów poprzez tworzenie harmonogramów zadań.

Jeśli zaś chodzi o UX interfejsu aplikacji to jest on poprawny. Na ekranie startowym mamy łatwo dostępne zajmujące wprawdzie aż niemal połowę ekranu okno do rozpoczęcia wystawiania faktur (wystarczy tapnąć). Może za duże, ale dzięki temu zawsze łatwe w obsłudze.

Samo dodawanie faktury też zostało tu ciekawie rozwiązane, bo mieści się na widoku jednego ekranu – „po oczach” nie walą w nas dziesiątki pól. Intuicyjnie dodaje się kontrahentów i towary. Docenić należy podpowiedzi po czym możemy wyszukiwać informacje w bazie (np. w przypadku towarów po EAN, nazwie i identyfikatorze).

Problemem, który wprawia w konsternację jest brak możliwości dodawania wydatków z poziomu aplikacji mobilnej (nazwano to tutaj e-dokumentami, i e-dokumenty dodawać możemy). Gdy zobaczymy jak rozbudowana jest aplikacja desktopowa zrozumiemy, czemu tak to uczyniono w oprogramowaniu – system daje bowiem możliwość dodawania bardzo różnych dokumentów księgowych (np. środków trwałych, ubezpieczeń samochodu itp.). Dla małej firmy tak rozbudowany system, rodzi jednak szereg pytań przy użytkowaniu i wydłuża czas dodawania dokumentów. A w przypadku aplikacji mobilnej, zastanawiamy się, gdzie dodać prostą fakturę za internet. Może to warto byłoby w apce uprościć – użytkownik może przecież od razu wiedzieć co dodaje, że chodzi mu o fakturę kosztową.

Zdziwił nas też fakt istnienia dwóch widoków menu (innego w wersji desktopowej, innego w mobilnej) – rodzi to pewien problem na początku użytkowania i zmusza do przyzwyczajenia się i analizy co czemu odpowiada (desktop vs. mobile).

Nie spodobał się nam też pasek przewijany z poszczególnymi typami faktur i sekcjami (kontahenci, towary, zadania). Świetnie, że z poziomu ekranu można wejść do wystawiania już określonej pozycji, ale przewijanie palcem wąskiego poziomego paska, by wstawić kontrahenta wydaje się dziwne (może właśnie dlatego w dolnym menu mamy powielone informacje – to nie jest „friendly”).

Niejasne jest też to, czym są „zadania” – ux writer mógłby ten element wyjaśnić odbiorcy, który po wejściu do aplikacji do obsługi faktur szuka funkcjonalności przede wszystkim z tym związanych.

Całość wygląda jednak przyjaźnie: spodobała nam się na pewno możliwość zabezpieczenia konta odciskiem palca, przełączanie trybu ciemnego/jasnego, możliwość logowania się kontem Google i fakt, że apka nie jest przeładowana. Szybki podgląd pod swoje dane firmowe początkującym przedsiębiorcom też może się przydać.

Klientów ecommerce, ucieszy ponad 150 integracji z platformami sprzedażowymi, kurierami, bankami i marketplace’ami

Ifirma nastawia się na połączenie użytkowania aplikacji z obsługą księgową, którą możemy dokupić. A także na obsługę na jednoosobowej działalności gospodarczej i spółek cywilnych – te dwie opcje są nam oferowane na początku, przy instalacji aplikacji.

Na pewno to potężne rozwiązanie, które pozwala w pełni zarządzać księgowością.

W Google Play iFirma ma 1,09 tys.opinii i ocenę na poziomie 4,4 gwiazdek. W Apple Store – 2,6 gwiazdki i 93 opinii.

Cena? Dostajemy 30 dni darmowych testów. Uwzględniając prostą księgowość online i integrację z kontami bankowymi oraz automatyczne odczytywanie faktur od popularnych dostawców: 49 zł miesięcznie. Za integrację z Allegro i sklepami internetowymi dopłacamy jeszcze 29 zł.

5. Faktura.pl – najdłużej działający na rynku program do faktur

To chyba najdłużej istniejący na rynku program fakturowy typu SaaS. Powstał ponad 25 lat temu. Przechodził już wiele liftingów. Minusem jest brak wersji mobilnej dostępnej z poziomu aplikacji. Dostępną mamy tylko opcję przeglądarkową. Nie możemy zarejestrować konta z użyciem profilu społecznościowego. Na początku korzystania, mamy tu znany z innych aplikacji samouczek, jednakże problemem są niewielkie, trudno w nim klikalne buttony.

Rozbudowane menu sugeruje, że mamy do czynienia tu z rozbudowanym narzędziem. I faktycznie tak jest. W faktura.pl możesz księgować samodzielnie swoje dokumenty (bez księgowej) – automatycznie system wyliczy składki ZUS i podatki.

Można też monitorować należności, korzystać z faktoringu, windykacji. A także wystawiać dokumenty magazynowe i masz zapewnioną integrację z innymi aplikacjami, w tym z Allegro.

Z małych rzeczy, które cieszą, Faktura.pl daje ciekawe rozwiązanie, i pod kątem UX, i egzekwowania należności tj. możliwość umieszczania na swoich fakturach przycisku natychmiastowej płatności „Kliknij, aby opłacić fakturę”, Ponadto możliwość powiadamiania SMS-em o wystawionej fakturze z poziomu aplikacji. Cenna jest też możliwość porozmawiania na czacie z doradcą – opcja dostępna w każdym widoku. Mamy też przydatną funkcję sczytywania faktur kosztowych – dzięki automatycznemu odczytowi danych (OCR). Nie trzeba więc ręcznie tych danych wpisywać – trzeba jednak przyznać, że nie jest to rozwiązanie unikalne dla aplikacji fakturowych.

Faktura.pl jest narzędziem bardzo rozbudowanym, dlatego mocno stawia na kwestie bezpieczeństwa. Mamy tu bezpieczne, dwuskładnikowe logowanie po podaniu swojego numeru telefonu.

Imponuje też liczba firm – 500 tys., które za pośrednictwem faktura.pl na przestrzeni lat wystawiły swoje faktury. Niestety, z punktu widzenia usability przydałoby się parę rzeczy ulepszyć. Np. buttony czy zminimalizować liczbę kliknięć do wykonania danej akcji, a także uporządkować menu. A przede wszystkim stworzyć aplikację mobilną.

Ale dla tradycjonalistów, którzy lubią sami od A do Z zrozumieć kwestię księgowania i potrzebują pełnego narzędzia faktura.pl jest naprawdę świetnym rozwiązaniem.

Cena? 44,99 zł z odczytywaniem 20 dokumentów technologią OCR i integracją z Allegro. Jeśli dodamy prowadzenie księgowości zapłacimy 84,99 zł.

6. Faktura XL – darmowy program dla 10 faktur w miesiącu

Rozwiązanie dla samozatrudnionych, którzy chcą tanio, a nie wystawiają więcej niż 10 faktur w miesiącu. Dla tych osób rozwiązanie jest naprawdę bardzo ciekawe. Bo to największy na rynku tak rozbudowany plan darmowy. Jeśli jednak cenimy coś więcej, płacić już musimy.

Jeśli chodzi o samą aplikację to dostępna jest wersja light.

Interfejs prosty, przejrzysty, ale nieco przestrzały. Buttony wąskie na całą szerokość ekranu, tak jak projektowano je dawno temu. Wielkość fontów też pozostawia do życzenia. Ale sama nawigacja i kolejność dobrze przemyślane (przychody, klienci, produkty, koszty, raporty).

Z poziomu głównego ekranu można wystawiać różne faktury. Dobrze, że dodano plusy do buttonów. Samo wystawianie faktury przewija się bardzo długo – jedna faktura to pięć widoków ekranu. Niestety nie wszystkie elementy „trzymają” szerokość ekranu smartfona. Opcja szukaj trochę mało intuicyjna, bo umiejscowiona w takim miejscu, że nie wiadomo co przeszukuje.

Co nam się spodobało? Aplikacja sprawia wrażenie skomplikowanej, ale jednocześnie analizując wszystko co się powinno znaleźć w dokumentach finansowych, to można to dostrzec. Program jest naszpikowany różnymi funkcjami. A zatem jeśli zaczniesz wnikać w szczegóły aplikacji, zaczniesz rozumieć złożoność księgowość. Możesz go też indywidualnie skonfigurować – jeśli lubisz bawić się w takie rzeczy, to rozwiązanie ci się spodoba.

Oprogramowanie oczywiście automatycznie wykonuje wszystkie obliczenia. Ponadto za pomocą Faktura XL można wystawiać aż 35 dokumentów (np. wezwania do zapłaty). Pozwala również na integrację poprzez API z dowolnym systemem. Co ciekawe aplikacja pozwala generować raporty z jej poziomu. Inne aplikacje oferują to rozwiązanie raczej z poziomu desktopu.

Cena rośnie wraz z dodawaniem jej funkcji. Pakiet z nielimitowaną liczbą faktur to 9,99 zł netto, a z obsługą magazynu sklepu to 19,99 zł. Jeśli jednak chcemy mieć dodatkowe funkcje typu odczyt faktur technologią OCR, czy dodatkową ilość miejsca na wgrywane pliki cena jeszcze rośnie.

W ocenie (1-6) braliśmy pod uwagę estetykę, architekturę interfejsu, wykorzystywanie najnowszych trendów w UX, realizowanie głównych celów aplikacji do fakturowania, płynność działania, dodatkowe funkcje.