Dla wielu przedsiębiorców to już naprawdę ostatni dzwonek. Do środy, 30 września 2026 roku, adres do e-Doręczeń muszą mieć wszyscy przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) przed 1 stycznia 2025 roku, którzy do tej pory go nie założyli.
Od 1 października obowiązek obejmie tę grupę firm. Warto jednak pamiętać, że część przedsiębiorców może mieć już utworzony adres, nawet jeśli nie zdaje sobie z tego sprawy.
Kogo dotyczy obowiązek e-Doręczeń?
Termin wynika wprost z art. 152 ust. 3 Ustawy o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z przepisami do 30 września adres do doręczeń elektronicznych w Bazie Adresów Elektronicznych powinien mieć każdy przedsiębiorca wpisany do CEIDG do końca 2024 roku, który nie założył go wcześniej. Nie każdy właściciel firmy musi jednak przechodzić procedurę od początku.
– Wielu przedsiębiorców ma już jednak adres, nawet o tym nie pamiętając. Firmy zakładane od 2025 r. tworzą go przy rejestracji. Od lipca 2025 r. adres trzeba było założyć przy każdej zmianie wpisu w CEIDG, także przy zmianie kodu PKD czy zawieszeniu działalności. Zanim ktoś złoży nowy wniosek, radzę najpierw sprawdzić, czy adres dla firmy już nie istnieje. Zawieszenie działalności nie zwalnia z obowiązku – podpowiada Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Sam wniosek to dopiero połowa drogi
Założenie adresu do e-Doręczeń nie kończy się na wysłaniu wniosku. Po jego złożeniu przedsiębiorca otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym. Dopiero po przeprowadzeniu aktywacji adres trafia do Bazy Adresów Elektronicznych.
To oznacza, że odkładanie formalności na ostatni dzień może być ryzykowne. Samo złożenie wniosku 30 września nie musi oznaczać, że cała procedura zakończy się tego samego dnia. Utworzenie adresu i skrzynki może potrwać kilka dni.
Jest jeszcze jedna kwestia, o której łatwo zapomnieć. Prywatna skrzynka do e-Doręczeń nie zastępuje firmowej.
– Wiele osób ma już skrzynkę do e-Doręczeń jako osoba prywatna, na przykład w mObywatelu, i uważa, że sprawa jest załatwiona. Nie jest. Firma potrzebuje osobnego adresu, a skrzynki prywatnej nie można używać do spraw firmowych. Firmowa skrzynka działa w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl, a publiczna usługa Poczty Polskiej jest bezpłatna – tłumaczy ekspert z inFaktu.
Pismo może zostać uznane za doręczone po 14 dniach
E-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru i wywołują takie same skutki prawne. Dla przedsiębiorców szczególnie istotne jest to, że nieodebranie wiadomości nie oznacza, że można ją po prostu zignorować.
Jeżeli urząd wyśle pismo, a przedsiębiorca go nie odbierze, po 14 dniach może zostać uznane za doręczone. Od tego momentu mogą zacząć biec terminy na odpowiedź na wezwanie, złożenie dokumentów czy odwołanie od decyzji. Nie ma przy tym znaczenia, czy przedsiębiorca faktycznie zapoznał się z treścią pisma.
– Moim zdaniem to jest prawdziwe ryzyko w całej tej zmianie. Dlatego zaraz po aktywacji warto włączyć powiadomienia e-mail i ustalić, kto w firmie regularnie sprawdza skrzynkę. W małej działalności to najczęściej sam właściciel, który akurat jest na urlopie albo u klienta – mówi Piotr Juszczyk.
Kary za brak adresu nie ma, ale są inne konsekwencje
Ustawa nie przewiduje kary finansowej wyłącznie za brak adresu do e-Doręczeń. Jeżeli urząd nie znajdzie adresu firmy w bazie, może skorzystać z innej przewidzianej prawem formy doręczenia, między innymi papierowej korespondencji lub usługi hybrydowej Poczty Polskiej. W niektórych sprawach, w tym podatkowych, obowiązują również szczególne kanały komunikacji.
Brak skrzynki może jednak utrudnić przedsiębiorcy załatwianie spraw związanych z wpisem do CEIDG.
– Bez skrzynki nie da się jednak niczego zmienić w CEIDG. Od lipca 2025 r. każdy wniosek o zmianę wpisu wymaga podania danych do e-Doręczeń i po 1 października to się nie zmienia. Kto więc w ostatnim roku zmieniał adres firmy, dodawał kod PKD albo zawieszał działalność, najpewniej ma już skrzynkę i powinien tylko sprawdzić, czy ją aktywował. Kto nic nie zmieniał, ten ma czas do 30 września – podpowiada Juszczyk.
Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o korespondencji z urzędem skarbowym. Od początku 2026 roku obowiązują zmienione zasady dotyczące elektronicznego kontaktu z organami podatkowymi. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów podania kierowane do organów podatkowych przez ePUAP nie są skutecznie doręczane. Pismo elektroniczne należy wysłać na adres do e-Doręczeń właściwego urzędu albo skorzystać z e-Urzędu Skarbowego lub PUESC.
– Przedsiębiorca, który z przyzwyczajenia wyśle wniosek czy korektę przez ePUAP, może się przekonać, że dla urzędu ten dokument nigdy nie dotarł. Dlatego e-Doręczeń nie traktowałbym jak kolejnego urzędniczego obowiązku do odhaczenia. To po prostu nowa skrzynka pocztowa firmy, tylko że listonosz nie dzwoni dwa razy – zauważa Juszczyk.
